赤字を減らせ〜iGTDを使え

iGTDを使い始めて２週間

使い始めてちょうど１週間目でGoogleカレンダーがモバイル対応となった。これでiGTDとGoogleカレンダーを機動的に使えるようになった（→ http://d.hatena.ne.jp/atutake/20070527/1180230816）。

それはともかく、この２週間でiGTDを使い込んでいくうちに思いもよらなかった状況に陥ってしまった。iGTDでは各タスクに締切を設定できる。そして締切を過ぎてもクリアされていないタスクは、なんと自動的に赤字で表示されるのでである。

その結果、毎日iGTDを立ち上げるたびに赤字だらけの画面と向き合う羽目になった。オーマイガ！

なぜ、赤字だらけになるのか。そりゃ、自分が悪いのである。まず頭が悪く、その上態度も悪いからこうなるのであろう。ひと言でまとめるなら先の見通しが甘いのだ。このプロジェクトをやり遂げるためには、だいたいこれぐらいのタスクをこなすことが必要で、それはこの順番で、一つのタスクにこれぐらいの時間をかけてやっていけば何とかなるだろう的読みが、実に甘い。

一時間でできるだろうと踏んだタスクに２時間、３時間とかかってしまうことがしばしばである。ということは、タスクを書き出しているときに、その中身をほとんど真剣に考えられていないことになる。そりゃ、頭悪いねと突っ込まれても反論の余地がない。

さらにである。毎朝、iGTDに表示されているタスクを見ながら、さて本日のメインイベントはと優先順位を考え、いつ、どのタスクをやるかを割り振った上でリストに手書きしている。これも以前は、朝の５時から一時間でメルマガを書いて、６時から７時は原稿仕事その一を書き上げて、朝ごはんを食べて９時からは原稿仕事その二にかかってと、ほぼ一日の予定すべてを朝の時点で決めていたのだが、あまりにも予定が不定となるのでやめた。

とりあえず予定通りには全然進まないのだから仕方がない。とにかくリストには次のタスク分だけの時間を書き込むようにした。だからたとえば朝５時からメルマガを書き始めるなら、それが終わるまでは次のタスクを予定表に書き込まない。すると一時間で片付けるはずの予定が実際に終わるのが６時過ぎであり、そこから一休みとかネットを見に行くと、次の仕事にかかるのはだいたい６時半ぐらいになるわけだ。実に態度がよろしくない。よろしくないのはわかっているのだけれど、そう簡単に頭を次のタスクに切り替えられないのだということもわかってきた。バッファータイムが必要なのである。

さらに悪いことには、年衰えるとともに集中力持続時間にも限界があることがよくわかった。根を詰めた原稿仕事にかかり、かなり興が乗ったときでも保って一時間半が限界である。ということで、先に締切の来るタスクから、どんどん赤字化されていくという恐ろしい状況になっている。

しかしである。ここで赤字化しているタスクをつらつらと眺めてみるに、より恐ろしく本質的な問題があることも見えてくる。というのは、実際にクライアントから発注してもらった仕事はやはり、納期に何とかかんとかではあるけれど間に合わせているのだ。これが重要度／緊急度マトリクスで判断するなら、重要度High／緊急度High案件であることは言うまでもない。

では赤字化されて残っているタスクはと見れば、これが実に重要度High／緊急度Low案件がほとんどである。状況はより深刻であると言わざるを得ない。なぜなら、本来ならこの重要度High／緊急度Low案件こそが、自分の将来を左右しかねない案件だからだ。付け加えておくなら、重要度Low／緊急度Highという案件も結構あって、どっちかというと先に手をつけがちなのがこれである。

その理由ははっきりしている。重要度High／緊急度Low案件の大切さは何となくわかっており、ということはそれは結構きちんと考えたり実行したりしなければならないこともわかっており、その類いのタスクに手をつけるのはなかなかに心理的ハードルが高いのだ。これに対して重要度Low／緊急度High案件は、そもそも重要度が低いのだからわりと気楽に始められるのである。しかも「これは急ぎだかんね〜」と自分に言い聞かせちゃったりして、ちゃかちゃかこなしていると、それで何となく仕事した的充実感があったりもする。

が、それではイカンのだ。未来も開けないのだ。

ということが、とりあえずiGTDを使っての２週間で重々わかりました。これからは目指せ赤字減らしである。そうやってiGTDのリストから赤字が消えたとき、財政状況も赤字を脱することができるのではないか。とすぐに甘い期待を持つ根性そのものがいかんことはわかっているのだけれど・・・。

In：
『SPIN式販売戦略／ニール・ラッカム』
Out：
某社ソフト添付小冊子原稿
サントリー清宮監督インタビュー原稿
某社ソフト販売用パンフレット
メルマガ

昨日の稽古：

・レッシュ式腹筋