使途不明時間撲滅&タスク管理シート

atutake2007-09-15



もしかしたらただの「パクリ」じゃねえか、といわれるかもしれないけれど。


先日のエントリーで書いた『使途不明時間撲滅シート』が実に効果覿面なのである(→ http://d.hatena.ne.jp/atutake/20070907/1189164972)。とにかく「赤字を減らせ」を意識し続けて一週間、ただちに黒字が増えた(=売上が上がったとか収入が増えたということですね)わけではないけれど赤色に塗られる部分が減り、一応価値のある仕事をしていることを表す緑色の部分が増えている。こいつは便利というか使えるツールである。


ところで、このシートは一体に何に時間を使ったのかという過去の検証のためにある。検証して「なんて、もったいない時間の使い方をしておるのだ」と反省し、「次のひと区切りの時間こそ有意義に使うぞ」と心持ちを新たにする。PDCAサイクルで考えれば、Check&Actionのためのツールといってもいいだろう。


であるなら、その前段階となるPとD、つまりPlanとDoをどうマネジメントするかもきちんと考える必要がある。これについてはとりあえずいろんなやり方を試してきた。その結果落ち着きかけていたのが、Task Plannerなるツールだ(→ http://davidseah.com/archives/2006/09/16/the-printable-ceo-vi1-emergent-task-planning/)。このシートを使えば、一日のタスク&タスク遂行必要時間を見積もることができ、その時間配分を一日の予定に割りふることができる。


今年の初めから毎朝、このシートに一日にやることを書き込んで使ってきた。ただし二つ欠点がある。書き込めるタスクが少ないことと、手書きしなければならないことだ。このシートではタスクを9つまでしか書き込めない。勝手気ままに自営業をやっているくせに、毎日9つ以上ものタスクを抱えているのかとか、10も20もタスクを抱えていてはそもそもこなせないだろう、という批判はあるかも知れないが、そこはタスクの考え方の問題である。


GTDに忠実に従うなら、やるべきことは思いつく限りすべてタスクである。たとえば誰それさんにメールを書くというのも、仕事絡みであればタスクとして考えるべきだろう。シートにはメモ欄があるから、そこに全部書き込んでいけば良いのだが手書きが面倒でもある。


そこで以前使って重宝していたツール(サイト、というかサービスですね)を思い出した。ツールを作ってサイトで公開しているのは田口元さん、使途不明時間撲滅シートの作者でもある。思い出したサイトがCheckPad(→ http://www.checkpad.jp/)だ。CheckPadなら思いついたタスクをどんどん打ち込んでいけば良い。書くよりうんと早い。しかもとりあえず打ち込んでおいて、どういう順番でやるかは後から考えれば良い。タスクリストは優先順位に応じていくらでも入れ替えが効くからだ。


ということでタスク管理にはCheckPadを復活させたのだが、これにも一つ問題がある。CheckPadだけでは時間管理ができないのだ。


一日をたとえば朝の4時から夜の10時ぐらいまでに区切って、予定が入っている時間がわかって、空いている時間に「さて、ここはあれをやろう」とか「この時間に、集中的にメールを書こう」といった計画を立てる。立てた計画がひと目でわかる。そんなツールが欲しい。そのためにTask Plannerを使っていたわけだけれど、CheckPadとTask Plannerと使途不明時間撲滅シートを使うとなると、一日に3枚ものシートに書き込んだり、それらを見たりしないとならない。面倒である。


そこで考えた。こいつを全部、一枚のシートに収めることはできれば自分的にはかなり便利なのではないかと。


そこで作ってみたのが『使途不明時間撲滅&タスク管理スケジュールシート』である。写真ではよくわからないかもしれないが、左サイドがTo Do Listとなっている。これはCheckPadに書き出したリストをコピペして持ってきている。


右サイドの時間割表の左側で予定を組み、右側にその結果を記録する。To Do Listは「今日、絶対にやる」タスク(最高10個まで)と「できれば、やる」タスク(5個ぐらい)と「そのうちやる」タスクに分けている。予定表にはできるだけ「今日、絶対にやる」タスクを割りふるようにしている。


その結果が一番右の列の色でわかるというわけだ。


おお、これはなかなか便利である。元々のシートはExcelで作っている。CheckPadからのコピペではエディターを噛まして、不要な要素を取り払っている。CheckPadにタスクを書き出してから、このシートをプリントアウトするまでの時間は10分から20分の間だろう。これで生産性がぐ〜んと上がるとはいえないまでも、ムダな時間をできるだけ削っていきたいと切に願う。



昨日のI/O

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